근로계약서는 근로자와 사용자 간의 근로 조건을 명확히 하고, 서로의 권리와 의무를 확인하기 위해 반드시 작성되어야 하는 문서입니다. 고용노동부에서는 모든 사업장에서 근로계약서를 작성하고 교부할 것을 엄격하게 규정하고 있으며, 이를 위반할 경우 과태료 등 법적 제재가 따를 수 있습니다. 본 글에서는 근로계약서의 작성 시기, 작성 방법, 포함해야 할 내용, 그리고 주의해야 할 점까지 구체적으로 안내드리겠습니다.
근로계약서 작성시기
근로계약서는 언제 작성해야 하는지 궁금해하시는 분이 많습니다. 근로계약서 작성 시기는 법적으로 매우 중요합니다.
단순히 입사 후 또는 업무 시작 이후가 아니라 근로관계가 성립하기 전, 즉 업무 시작 전에 반드시 서면으로 체결해야 하는 것이 원칙입니다.
법적 기준「근로기준법 제17조」에 따르면, 사용자는 근로자에게 근로계약을 체결할 때 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가, 취업장소, 업무 내용 등을 반드시 서면으로 명시하여 교부해야 한다고 규정되어 있습니다. 이 조항은 근로계약의 투명성을 확보하고, 후속 분쟁을 예방하기 위한 제도적 장치입니다.
즉, 근로계약서는 근로자가 첫 출근하기 전까지 작성 및 교부되어야 하며, 구두 계약만으로는 법적 효력이 불완전할 수 있습니다. 실제로 많은 소규모 사업장에서는 나중에 쓰자는 식으로 계약서를 미루다가 문제가 발생하는 경우가 많습니다.
위반 시 제재 근로계약서를 작성하지 않거나 서면 교부를 하지 않은 경우, 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있으며, 고용노동부의 특별 지도 대상이 되기도 합니다. 특히 주 15시간 이상 근무하는 상시근로자의 경우, 근로계약서 미작성은 더 엄격하게 처벌되므로 주의가 필요합니다.
근로계약서 작성방법
근로계약서의 작성 방법은 반드시 정해진 양식을 따라야 하는 것은 아니지만, 근로기준법에서 요구하는 필수사항을 빠짐없이 포함해야 하며 작성 후에는 근로자에게 서면으로 교부되어야 합니다.
종이 vs 전자 계약 아직까지는 근로계약서를 종이 문서로 많이 작성하고 있습니다. 최신버전 고용노동부 제공 근로계약서 표준 양식을 공유드리니 사용하시기 바랍니다.
간단하게 근로계약서 작성방법 설명이 적힌 내용을 공유드리니, 위 양식을 다운로드하여 적으실 때 참고하시기 바랍니다.
최근에는 전자서명을 이용한 전자근로계약서도 사용되고 있습니다. 고용노동부 역시 전자문서 및 전자거래 기본법에 따라 전자계약을 유효한 방식으로 인정하고 있으며, PDF, 워드, 이미지 등 다양한 형태로도 교부가 가능합니다.
단, 전자계약의 경우 다음 요건을 충족해야 합니다.
서명 또는 도장이 포함되어야 하며 근로자 본인이 계약 내용을 열람할 수 있어야 합니다. 또한 계약서 사본을 근로자에게 교부하거나 접근권한을 제공해야 합니다.
근로계약서 작성 후에는 근로자와 사용자가 각각 1부씩 보관하는 것이 원칙이며 추후 법적 분쟁을 대비해 최소 3년 이상 보관하는 것이 권장됩니다.
근로계약서 작성은 사업주 또는 인사 담당자, 대표권이 위임된 자만이 진행할 수 있습니다. 단순 관리자나 동료 근로자가 임의로 작성하거나 도장을 찍는 경우, 법적 효력이 인정되지 않을 수 있으니 권한 있는 사람만 작성해야 합니다.
근로계약서 작성내용
근로계약서에는 반드시 포함되어야 할 내용이 정해져 있습니다. 이 항목들을 누락할 경우 계약의 효력이 약화되거나 법적 제재를 받을 수 있습니다. 아래는 근로기준법 제17조 및 시행령에서 정한 주요 항목입니다.
1) 임금 관련 항목
- 임금의 구성 항목 및 계산 방법 (기본급, 수당, 상여금 등)
- 임금 지급일 및 지급 방법 (현금, 통장 이체 등)
- 최저임금 이상 지급 여부 확인 필요
임금 항목은 명확하게 숫자와 산정기준을 제시해야 하며, 예를 들어 기본급 2,000,000원 + 식대 100,000원 + 정액수당 200,000원 = 총 2,300,000원 과 같은 형태로 구체적으로 작성되어야 합니다.
2) 근로시간 및 휴게시간
소정 근로시간 (예를 들어 주 40시간, 월요일부터 금요일 9시부터 18시까지 등)과 연장근로, 야간근로 가능 여부, 휴게시간 부여 기준 (예를 들어 12시부터 13시 1시간 휴게시간을 부여함)을 정확하게 기재해야 합니다. 법정근로시간이 1일 8시간, 주 40시간을 초과하는 경우 반드시 별도 동의서 및 수당 지급 규정을 명시해야 합니다.
3) 휴일 및 휴가
정기 휴일 (주휴일, 공휴일 등), 연차유급휴가 발생 기준, 기타 특별휴가 규정(출산휴가, 병가 등)을 명시해야 합니다. 연차는 1년 이상 근무 시 15일 이상 부여되어야 하며, 사용 촉진 절차를 준수하지 않으면 미사용 연차에 대해 금전 보상이 발생합니다.
4) 취업 장소 및 업무 내용
근무 장소 (지점, 본사, 재택 등)와 담당 업무 (판매, 회계, 마케팅 등 구체 명시)이 기재되어야 합니다. 업무 내용은 모호하게 회사 사정에 따라 변경 등으로 작성하기보다는 가능한 구체적인 직무 기술이 필요합니다. 이직 시 직무 변경에 따른 분쟁의 소지가 있기 때문입니다.
5) 계약 기간
정규직 또는 계약직 여부, 계약직의 경우 시작일 및 종료일 명확히 기재해야 합니다. 수습 기간이 있다면 그 기간 및 임금 차이도 명시해야 하며 수습 기간 중 임금이 감액될 경우 최대 90일 이내이며 정상임금의 90% 이상을 지급해야 합니다.
근로계약서 주의사항
근로계약서는 단순한 입사 문서가 아니라 근로자의 권리를 보장하는 법적 문서입니다. 따라서 근로계약서 작성 시 다음과 같은 주의사항을 반드시 숙지해야 추후 발생할 수 있는 분쟁이나 불이익을 예방할 수 있습니다.
1) 구두 계약은 위험하다
많은 사업장에서 아직도 구두 계약에 의존하는 경우가 있지만, 이는 매우 위험한 행위입니다. 법적 효력을 가지기 위해서는 반드시 서면(종이 또는 전자)으로 명시해야 하며, 근로자와 사용자가 상호 날인 또는 서명해야 합니다.
구두로 약속한 임금, 휴가 등의 조건은 추후 분쟁 시 입증이 어렵고 법정에서 불리하게 작용할 수 있습니다.
2) 서면 교부는 의무사항이다
사용자는 작성한 계약서를 근로자에게 직접 교부하거나, 전자 방식으로 열람 및 출력이 가능한 형태로 제공해야 합니다. 작성만 해두고 보관하는 것은 법 위반이며, 반드시 사본을 제공해야 합니다. 근로자 본인이 계약서를 받지 못했다면, 사용자에게 즉시 요구해야 하며, 거부할 경우 고용노동부에 진정 접수도 가능합니다.
3) 계약서 내용이 일방적이면 무효
사용자가 일방적으로 유리한 조건을 삽입하거나, 근로기준법에 위반되는 조항이 있는 경우 해당 조항은 무효로 간주됩니다. 예를 들어 퇴직금은 지급하지 않는다는 조항은 법적으로 인정받을 수 없습니다. 모든 근로계약서는 근로기준법을 최소한의 기준으로 삼아야 하며, 그보다 불리한 조건은 무효로 처리됩니다.
4) 계약 변경 시 반드시 재작성
계약 기간의 연장, 근무지 이동, 임금 조정 등 중요한 조건이 바뀔 경우에는 기존 계약서를 수정하거나 새로운 계약서를 재작성해야 합니다. 일부 사업장에서는 변경 사항을 구두로 통보하고 계약서를 수정하지 않는데 이는 명백한 법 위반입니다.
또한 계약서 수정 시에는 원본에 정정선 및 양 당사자의 서명이 필요하거나 새 계약서를 다시 작성하고 기존 계약을 종료하는 방식으로 처리해야 합니다.
근로계약서는 단순한 입사 절차를 위한 문서가 아닙니다. 이는 근로자가 자신의 권리를 지키고, 공정한 노동 환경에서 근무할 수 있도록 보장하는 가장 기본적인 장치입니다. 계약서를 꼼꼼하게 작성하고, 자신의 권리와 의무를 정확히 이해하는 것이야말로 직장생활의 첫 단추를 제대로 끼우는 일입니다.
사용자 역시 근로계약서를 성실하게 작성하고 교부함으로써, 향후 법적 분쟁이나 노무 리스크를 최소화할 수 있으며, 기업의 신뢰도를 높이는 데 중요한 역할을 합니다. 근로계약서, 이제는 형식적인 문서가 아니라, 노동권 보장의 시작점으로 인식해야 할 때입니다.